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檔案整理數(shù)字化
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整理數(shù)字化加工流程
檔案掃描工作流程:提卷→資料整理(拆卷、裱糊、編寫頁號)→擬寫目錄→錄入→文字校對→掃描→圖像處理(去污、圖像居中、糾偏)→數(shù)據(jù)驗收→裝訂→還卷。主要工作包括:紙質(zhì)檔案預(yù)處理、檔案資料分析、檔案出庫、檔案拆卷、檔案掃描、圖像質(zhì)檢、質(zhì)量檢驗核對、檔案裝訂、檔案回庫。
整理數(shù)字化加工質(zhì)量要求
采用二值格式加工,并提供灰度備份,糾偏、去污等處理,處理后文件不能丟失有用信息,原有檔案為彩色時,需掃描成彩色電子文件。
1、質(zhì)量管理依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31—2005))、《檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》(DA/T18-1999)等檔案部門現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范,確保加工的數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用、保密。符合國家相關(guān)數(shù)字信息資源安全管理標(biāo)準(zhǔn)的要求。
2、檔案目錄按相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)著錄錄入,目錄信息不得遺漏規(guī)定的數(shù)據(jù)項,確保目錄信息的真實、完整、正確。
3、在掃描過程中,不得對檔案原件造成損傷,不得涂改、污損檔案內(nèi)容等,要確保檔案實體、內(nèi)容的完整與安全。
4、掃描圖像應(yīng)與原件一致,清晰、不變形、不失真,不得漏掃,掃描文件內(nèi)各頁順序要與原文件內(nèi)容一致,確保掃描文件的完整、真實。
5、主要技術(shù)參數(shù):分辨率:大于300dpi;提供TIFF和PDF多頁兩種格式。顏色:24Bit真彩色。
紙質(zhì)檔案掃描規(guī)范 紙質(zhì)檔案掃描要求
1、分辨率最低為300dpi,存儲時采用G4壓縮。頁面為黑白兩色、字跡清晰且無插圖的檔案采用黑白二值模式掃描;頁面中有紅頭、印章或彩色圖片的檔案采用彩色模式掃描,圖像以JPEG格式壓縮存儲為單頁JPEG文件。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的電子檔案圖像,同時另存為PDF格式。
2、電子檔案應(yīng)與其原件保持一致性,無漏掃、重掃情況,電子檔案的順序與整理后的檔案實體順序一致。
3、對文書檔案的電子圖像進(jìn)行OCR識別,生成用于全文檢索的可編輯的電子文本,以xml格式存儲。
照片檔案掃描規(guī)范
項目所涉及的所有照片檔案使用照片專用掃描儀掃描,一般采用300dpi分辨率、24位彩色模式掃描,如因照片模糊或有特殊需要的照片可以采用600dpi或更高分辨率進(jìn)行掃描。電子圖像以JPEG格式壓縮存儲為單頁JPEG文件。底片掃描使用專業(yè)底片掃描儀,一般采用2400dpi分辨率、24位彩色掃描模式,如因底片模糊或有特殊需要,將分辨率提高為3200dpi或4000dpi。電子圖像以JPEG格式壓縮存儲為單頁JPEG文件。
聲像檔案數(shù)字化規(guī)范
按照項目要求錄音帶轉(zhuǎn)換并存儲為無壓縮的標(biāo)準(zhǔn)WAV格式;錄像帶轉(zhuǎn)換并存儲為無壓縮的標(biāo)準(zhǔn)AVI格式。同時,對不連續(xù)的分散的音、視頻文件重新編輯整合。
實物檔案數(shù)字化規(guī)范
對實物檔案的處理規(guī)則是對實物進(jìn)行全方位展示拍照,并將相關(guān)信息著錄到檔案管理系統(tǒng)中,將著錄信息與實物照片進(jìn)行對應(yīng)掛接。
安全保密要求
1、供應(yīng)商必須有嚴(yán)格保密制度。
2、供應(yīng)商在投標(biāo)書中必須詳細(xì)描述保密措施。
3、所有工作人員上崗前必須簽訂保密責(zé)任書。
4、配置數(shù)字化加工安全管理軟件,封USB口,對存儲介質(zhì)進(jìn)行有效控制。
5、嚴(yán)格遵守有關(guān)保密、檔案法律法規(guī)和中石化河北分公司的有關(guān)規(guī)定。
6、加工單位在簽訂合同時成立項目組,由加工單位和委托單位人員組成。
實施及驗收要求
主要工作環(huán)節(jié)包括:檔案接收、整理(拆卷)、目錄錄入、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、復(fù)檢、裝訂、圖像存儲、圖像數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、檔案歸還等,并在整個工作環(huán)節(jié)中確保檔案實體及其信息的安全保密,該項目的數(shù)字化掃描全程進(jìn)行紙質(zhì)文字簽字跟蹤。
1、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn):遵循《檔案數(shù)字化規(guī)范(DB11/T765—2010)》。
2、檔案接收:按有關(guān)規(guī)定、手續(xù)、時間、卷數(shù)交付到制定作業(yè)場所并簽署有關(guān)交接手續(xù)。
3、掃描前處理:檔案出庫時對檔案進(jìn)行消毒處理;對開裂檔案進(jìn)行裝裱修復(fù)、對褶皺檔案進(jìn)行展平處理。
4、整理、拆卷、裝訂:統(tǒng)一用剪刀或刀片,確保檔案無損傷。按照檔案立檔歸檔要求做好檔案數(shù)字化掃描前的校對、整理、修復(fù)(裱糊)等工作并履行有關(guān)手續(xù)。
5、檔案掃描:彩色掃描分辨率采用300dpi或以上,掃描時保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯掃、嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量,掃描中漏掃、壓邊的要即時補(bǔ)全、補(bǔ)正。
6、圖像處理:掃描圖像糾偏、去污、裁切等優(yōu)化處理。
7、著錄:在用戶指定的軟件系統(tǒng)中錄入條目信息,協(xié)助用戶建立索引信息;
8、數(shù)據(jù)掛接:掃描圖像優(yōu)化處理后與條目信息準(zhǔn)確對應(yīng);
9、質(zhì)檢:對檔案裝訂、掃描圖像檢查、圖像質(zhì)量檢查、著錄檢查技術(shù)要求中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
10、數(shù)據(jù)檢驗、驗收:數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%,檔案數(shù)字化質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到99%以上。
11、數(shù)據(jù)備份與提交:一式二份:一份為DVD光盤存儲;一份數(shù)據(jù)硬盤。
12、質(zhì)量保障:在加工過程中必須使用檔案數(shù)字化加工軟件和質(zhì)檢軟件,確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。
13、檔案鑒定和整理須依據(jù)《國家檔案局中央檔案館關(guān)于在中央和國家機(jī)關(guān)開展移交檔案質(zhì)量檢查活動的通知》中《國家檔案局中央檔案館關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》來執(zhí)行。要達(dá)到進(jìn)館檔案驗收、移交的優(yōu)秀質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。