數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

1、范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。
2、規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T 2887-2011計(jì)算機(jī)場地通用規(guī)范
GB/T 11821-2002 照片檔案管理規(guī)范
GB/T 17235.1-1998  信息技術(shù)  連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第1部分:要求和指南
GB/T 17235.2-1998  信息技術(shù)  連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第2部分:一致性測試
GB/T 18894  電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 20163-2006 中國檔案機(jī)讀目錄格式
DA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范
DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則
DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范
3　術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1　
數(shù)碼照片  digital photos
用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
3.2　
數(shù)碼照片檔案  digital photographic records
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。
3.3　
EXIF信息　exchangeable image file information
數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。
注1：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。
3.4　
照片組  photos group
有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。
注2：如一次會議、一項(xiàng)活動、一個項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。
4、歸檔
4.1歸檔范圍
4.1.1 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。
4.1.1.1 本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片；
4.1.1.2 本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片；
4.1.1.3 領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片；
4.1.1.4本單位勞動模范、先進(jìn)人物及其典型活動的數(shù)碼照片；
4.1.1.5本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。
4.1.2 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。
4.1.3  記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。
4.1.4  其他具有保存價值的數(shù)碼照片。
4.2保管期限
數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。
4.3歸檔時間
數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。
4.4歸檔要求
4.4.1歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。
4.4.2對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。
4.4.3歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。
4.4.4歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。
4.4.5數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。
4.4.6歸檔時，應(yīng)參照GB/T 18894-2002對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。
5、整理和著錄
5.1 分類和排列
5.1.1同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。
5.1.2同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。
5.2命名
5.2.1整理過程中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。
5.2.2數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴(kuò)展名” 格式命名。
保管期限代碼：分別用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。
年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。
照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。
張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。
示例1：
2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg。
5.3著錄
數(shù)碼照片檔案的著錄項(xiàng)目見附錄A，建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見附錄B。
6、存儲和保管
6.1 存儲結(jié)構(gòu)
數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。
示例2：
某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2009年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：
D：數(shù)碼照片檔案YJ2009